Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Politikanın amacı, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza edilmesini; bu süre veya işleme şartları sona erdiğinde güvenli ve denetlenebilir biçimde imha edilmesini sağlamaktır.

Politika; müşteriler, üyeler, ziyaretçiler, çalışanlar ve çalışan adayları, stajyerler, tedarikçi ve iş ortakları ile bunların yetkili ve çalışanları, hissedarlar, potansiyel müşteriler, hizmet sağlayıcılar ve Şirket ile ilişkili diğer gerçek kişilere ait verileri kapsar.

Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik olmak üzere; 6502 sayılı Kanun, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği, Türk Ticaret Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Vergi Usul Kanunu, 6563 sayılı Kanun, iş ve sosyal güvenlik mevzuatı ve uygulanabilir diğer düzenlemeler esas alınır.

Başlıca veri kategorileri

Kimlik ve iletişim; müşteri işlem, sipariş, teslimat, iade ve şikâyet; finans ve fatura; üyelik ve işlem güvenliği; pazarlama tercihi; hukuki işlem; fiziksel mekân güvenliği; çağrı kaydı; çalışan, aday ve özlük; tedarikçi/iş ortağı; cihaz, IP ve çerez verileri ile faaliyet için gerekli diğer sınırlı veriler.

Kayıt ortamları

• Elektronik: E-ticaret altyapısı, sunucu ve veri tabanları, CRM/müşteri hizmetleri ve çağrı merkezi sistemleri, e-posta, muhasebe ve ödeme kayıtları, güvenlik/log ve yedekleme sistemleri, yetkili bulut veya hizmet sağlayıcı ortamları.
• Fiziksel: Sözleşme, fatura, tutanak, başvuru ve insan kaynakları dosyaları; güvenli dolap ve arşivler.

Süre, kaydın niteliğine göre işlemin tamamlanması, üyeliğin veya sözleşmenin sona ermesi ya da ilişkinin bitmesi tarihinde başlar. Aynı kayıt birden fazla yükümlülüğe tabi ise en uzun uygulanabilir süre esas alınır; süresiz saklama yapılmaz.

Periyodik imha işlemleri yılda iki kez, Haziran ve Aralık aylarında yürütülür; iki dönem arasındaki süre altı ayı geçmez. Saklama ve işleme şartlarının tamamı sona eren veriler ilk takip eden periyodik imha işleminde imha edilir.

İlgili kişi başvuruları en geç 30 gün içinde cevaplanır. Talebin kabulü hâlinde işlem, Yönetmelikteki süre ve yöntemlere uygun tamamlanır; veri aktarılmışsa gerekli bildirimler ilgili üçüncü kişilere de yapılır.

Yöntem; verinin niteliği, bulunduğu ortam, özel nitelikli olup olmadığı, teknik imkânlar, maliyet ve yeniden kimliklendirme riski dikkate alınarak seçilir. Yapılan işlem kayıt altına alınır.

Özel nitelikli kişisel veriler

Özel nitelikli veriler yalnızca gerekli olduğu ölçüde, KVKK’nın 6. maddesindeki şartlar ve Kurulun öngördüğü yeterli önlemler gözetilerek; ayrı erişim yetkileri, kayıt, şifreleme ve güvenli aktarım tedbirleriyle işlenir ve imha edilir.

• Şirket yönetimi: Politikanın onayı, kaynak tahsisi ve gözetiminden sorumludur.
• KVKK süreç sorumluları: Envanter, başvuru, periyodik imha ve kayıtların koordinasyonunu yürütür.
• Bilgi teknolojileri: Elektronik ortamlardaki erişim, güvenlik, yedek ve teknik imha kontrollerini uygular.
• İnsan kaynakları, muhasebe, müşteri hizmetleri ve diğer birimler: Kendi süreçlerinde veri minimizasyonu ile saklama/imha sürelerine uyar.
• Veri işleyenler: Yalnız talimatla işlem yapar; sözleşmesel güvenlik ve imha yükümlülüklerini yerine getirir.

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak Şirket adresine,
• KEP üzerinden [email protected] adresine,
• Şirket sistemlerinde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden [email protected] adresine,
• Veri Sahibi İlgili Kişi Başvuru Formu ve mevzuatta kabul edilen diğer yöntemlerle.

Başvuruda ad-soyad, iletişim bilgisi, talep konusu ve varsa destekleyici belgeler bulunmalıdır. Kimlik doğrulama amacıyla yalnızca gerekli ek bilgiler istenebilir.

Politika internet sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuat, Kurul kararları, iş süreçleri veya kullanılan teknolojiler değiştiğinde güncellenebilir. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler uygun kanallarla duyurulur.

İlgili metinler: Kişisel Verilerin Korunması · Aydınlatma Metni · Gizlilik ve Çerez Politikası